Zur Verstärkung des Teams des Kreises Höxter suchen wir in der Abteilung Soziale Dienste zum nächstmöglichen Zeitpunkt engagierte Persönlichkeiten als

• Sekretär/in (m/w/d) im Allgemeinen Sozialen Dienst m Regionalteam in Brakel
  (unbefristet/Entgeltgruppe 6 TVöD/Vollzeit)

Der Kreis Höxter bietet Ihnen:

• ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis sowie die Vorzüge eines sicheren Arbeitsplatzes im öffentlichen Dienst
• eine Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst entsprechend Ihrer Qualifikation und Tätigkeit
• einen flexiblen Arbeitszeitrahmen zur Gestaltung der persönlichen Arbeitszeit unter Berücksichtigung dienstlicher Belange zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und privaten Angelegenheiten
• flexible Arbeitszeitmodelle (Teilzeitbeschäftigung ab mind. 50%) – sofern eine Arbeitsplatzteilung bei dieser Stelle möglich ist
• die Möglichkeit zur Inanspruchnahme flexibler Arbeitsformen (Home-Office und mobiles Arbeiten)
• familienfreundliche Rahmenbedingungen, wie z.B. einen Betriebskindergarten zur Betreuung von Kindern unter 3 Jahren (Standort Höxter) je nach Verfügbarkeit
• regelmäßige Fortbildungen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
• attraktive Arbeitgeberleistungen, wie Zusatzversorgung, betriebliches Gesundheitsmanagement, Jobticket, Fahrrad-Leasing, Corporate-Benefits

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

• Auskunftserteilung an Rat suchende Bürger einschl.
  - Besucherempfang
   erste/r Ansprechpartner/in Information, Vermittlung an den/die jeweils zuständigen/e Sachbearbeiter/in
   Telefonvermittlungsdienst und Aufnahme von Informationen, Anliegen, Abdeckung der Telefonzeiten der einzelnen Mitarbeiter/innen außerhalb deren Sprechzeiten
  - Herausgabe von Broschüren und Infomaterial
• Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Posttransport, Sichten der Posteingänge: Vorsortieren nach Zuständigkeiten für die Mitarbeiter/innen des ASD, bei Abwesenheit der Kollegen/innen Termin- und Fristenüberwachung
• Beschaffung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien einschl. Überwachung der Bestände
• Führen der Kalender für Besprechungsräume und Dienstwagen
• Krankmeldungen - führen des Kalenders bei Lotus Notes bei Krankmeldungen, Terminabsagen und Terminvereinbarungen
• Vorbereitung, Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen
• Verwaltungsaufgaben des Sekretariats
  - Erledigung der anfallenden Schreibarbeiten
  - elektronische Kommunikation (Emails überwachen, weiterleiten, schreiben, versenden), ASD Postfach
   Korrespondenz, Berichte, Aktenvermerke, Protokolle nach Diktat, Manuskript, Stichworten oder selbständig schreiben, vorgefertigte Texte formatieren und in richtiger Rechtschreibung und Zeichensetzung fertig stellen
• Informationen aus dem Internet beschaffen und weiterleiten (Zuständigkeiten, Telefonnummern etc.)
• EMA- Anfragen bearbeiten
• Registraturarbeiten, einschl. Akten an- und –ablegen,
  - Erfassung im EDV-Fachprogramm PROSOZ
  - Anforderung notwendiger Dokumente für den ASD/WiJu im Rahmen der Antragsprüfung

Ihre Qualifikation:

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder
• abgeschlossene erste Prüfung für Angestellte im kommunalen Verwaltungsdienst
• anerkannte, dreijährige Ausbildung im Verwaltungs- oder verwaltungsähnlichen Bereich

Sie bringen mit:

• eine gute Organisationsfähigkeit und planvolles Handeln
• eine eigenverantwortliche, selbstständige und termingerechte Arbeitsweise
• Dienstleistungsorientierung
• Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, Flexibilität und Teamfähigkeit, Kritik- und Konfliktfähigkeit, Belastbarkeit
• eine gute Ausdrucksfähigkeit schriftlich und mündlich
• gute IT-Kenntnisse
• Bereitschaft, sich neuen Anforderungen zu stellen und sich fachlich fortzubilden
• Führerschein der Klasse B sowie die Bereitschaft zum Einsatz des privaten Kraftfahrzeuges gegen Fahrtkostenerstattung im Rahmen der Regelungen des Landesreisekostengesetzes NRW

Weitere Informationen:

• Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung ist wünschenswert. Arbeitszeiten auch außerhalb der üblichen Arbeitszeit (Abendtermine sind möglich, insbesondere Unterstützung bei Veranstaltungen)
• Die Stelle ist gleichermaßen für Männer und Frauen geeignet.
• Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
• Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund werden begrüßt.

Sie fühlen sich angesprochen? Wir freuen uns auf Ihre aussagefähige online Bewerbung.

Fragen zu dieser Stellenausschreibung beantwortet Ihnen gerne die Personalabteilung, Frau Busche, Tel.: 05271/965-6410 oder per E-Mail mi.busche@kreis-hoexter.de.

Die Leiterin der Abteilung Soziale Dienste, Frau Kohaupt / Frau Merkel, Tel.: 05271/965-3300 oder per E-Mail d.kohaupt@kreis-hoexter.de, s.merkel@kreis-hoexter.de, steht Ihnen ebenfalls für Fragen gerne zur Verfügung.

Bewerbungsfrist: 27.10.2024!

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Hinweis zum Bewerbungsverfahren:

Der Kreis Höxter hat auf ein Online-Bewerbungsverfahren umgestellt. Das Bewerbungsverfahren wird durch die Online-Plattform „Interamt“ (www.interamt.de) durchgeführt. Die Online-Bewerbung hat im Vergleich zur Bewerbung auf dem Postweg bzw. per E-Mail den Vorteil, dass die Bewerbungen automatisch erfasst und zeitnah bearbeitet werden können. Bei Fragen zum Ablauf des Online-Bewerbungsverfahrens steht Ihnen die Abteilung „Personal“ unter der Telefonnummer 05271/965-6408 oder -6410 gerne zur Verfügung. Technische Fragen zum Online-Bewerbungsverfahren beantwortet Ihnen „Interamt“ unter der Telefonnummer 0385/4800-140.